档案工作标准化问题及对策研究
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）04（c）-0152-01
档案管理工作的标准化旨在对档案工作中重复性的事物和概念做出科学合理的界定来使在经济、技术、管理以及科学领域的档案管理能够具有统一规范化的标准，从而能够保证社会实践和管理的有序进行。因此，档案管理的标准化是保证档案管理工作稳定和发展的重要因素，是实现档案管理工作能够与现代化的科学管理技术向结合的重要基石。
1 我国档案管理工作标准化问题中存在的问题
1.1 档案工作的标准化意识较为薄弱
一些档案管理人员并没有真正认识到档案工作标准化的重要意义，往往在工作中忽视档案管理标准化问题。这导致档案馆中所执行的标准与档案执行部门的其他标准有所偏差。尤其是在基层的档案管理部门，一些工作人员认为档案工作标准化只是推荐实行的标准而不是强制执行的标准，其价值和意义不大，所以没有严格执行的必要。所以，在档案的处理、保存和管理等细节上，仅是执行标准化管理的一部分规定，管理过程粗糙不细致。
1.2 对档案工作标准化的投入不够
要在全国范围内有效地推行档案工作标准化的执行，必须具有强有力的资金和其他资源的支持。而在实际的档案工作标准化的实行过程中，对档案工作标准化的投入不能够满足要求，这导致档案管理机构对全面实施档案工作标准化变得有心无力。
1.3 不能够充分借鉴国际档案管理标准
我国的档案工作标准化的起步较晚，发展较为缓慢，而西方一些发达国家大档案管理标注化的工作已经基本成熟。我国的档案工作标准化的实践中可以通过借鉴国外的有效标准来规范我国的档案管理工作。但是，目前我国在这一点上仍有欠缺。我国在制定自身的档案工作标准时，不能够充分借鉴国际档案管理标准，例如在《国际标准―档案著录规则（总则）》中根据档案的特点采用了多级著录的规则，使档案管理更加标准化，而我国在编订档案管理工作标准时，却没有借鉴这项标准。
1.4 档案工作标准体系还未建立
由国家档案局发布的《档案工作标准体系表》中所包含的30项标准中，主要包含的是档案的处理、编号、检索和保护等一系列的标准，但是这几项标准中很少能够涉及档案管理的其他方面的规定，从而导致我国的档案管理工作很难形成一系列的档案工作标准体系。而在国家档案局和国家其他的一些档案管理工作机构，并没有设置专门的组织部门来管理和实施档案工作标准化问题。导致档案工作标准化的问题成为了书面上的内容而没有被真正的实施。
2 我国档案工作标准化问题产生的原因
2.1 忽视了档案工作标准化问题的价值和意义
在档案工作标准化的实施过程中，实施人员和机构往往忽视了档案工作标准化的价值和意义所在，把实施的过程作为执行上级任务的过程。这样在实施的过程中人员没有执行的积极性。最终导致档案工作的标准化的实施在法律、经济和行政方面都得不到保证，具体的实施单位不能够对档案工作的标准化进行充分的宣传和解释工作，导致了实施的困难。
2.2 对档案工作标准化的研究较为薄弱
在现阶段我国仍缺乏对档案工作标准化问题的理论和概念研究，从而导致我国目前还没有形成一套较为完善和科学的档案工作标准化体系。目前针对档案工作标准化问题所研究的书籍或者文献中多是在讨论档案工作的理论原理，或者是针对档案管理工作标准化的某一项具体标准的研究，而对档案工作标准化的认识和应用还停留在对理论的简单借鉴和理解上。
2.3 没有实施档案工作标准化的人才队伍
要有效科学的实施档案工作标准化，必须要有队伍的支撑。实施档案工作标准化的人员不仅应熟练掌握档案工作标准化的具体流程和操作规范，还能够清楚地认识到档案工作标准化实施的价值和意义。然而在现阶段我国的档案管理工作人员中，档案工作标准化的人员稀缺，工作人员的专业知识匮乏，阻碍了档案工作标准化实施。
3 解决档案工作标准化问题的具体措施
3.1 档案部门领导要重视标准化的实施
标准化程度如何是衡量档案工作现代化水平的标志。实施标准化，档案工作可以由“人治”变为“法治”，由繁变简，由杂乱走向统一规范，减少重复劳动，提高档案工作质量和社会效益。因此，档案部门领导必须高度重视标准化的实施。标准化实施的形式有采用、选用、补充、配套、提高五种，各单位应根据具体情况，总体规划，选择标准，制定细则，有计划，有步骤地实施。
3.2 在标准化实施过程中，要注意协商一致
档案部门在档案标准化实施过程中要有整体观念，要服从大局，要用标准去统一行动，用标准去规范各项工作，以建立正常的秩序和相对平衡。标准化的实施，除档案部门外，还必须与有关方面协商。众所周知，档案是由文件转化而来的，档案工作标准化的某些方面必须从文件材料的形成部门做起。如果档案工作标准化能从档案形成部门做起，就容易收到事半功倍的效果。
3.3 实施标准化要进行经常性的检查与监督
要保证档案工作实施的标准化的质量，必须加强对档案标准化实施的监督。监督可以由档案行政管理部门或档案学会组织负责，以及时纠正标准化实施过程中背离标准的做法，这样不仅能够促进标准化活动正常有序的开展，而且能够有效规范档案工作人员的工作态度，提升对档案工作标准化的认识。
3.4 加强标准化人才培养
档案工作标准化的实施需要有专业化的人才作为支撑。为适应档案事业发展的需要，档案行政管理部门要采用多种形式（专业培训、短训班等）培训标准化人才，培养同档案管理现代化相适应的高素质的复合型人才。他们不仅要具有文书方面的专业知识、较强的标准意识、规范的标准化研究行为和工作行为，还要具有综合分析和高度概括的信息组织能力，能对国内档案工作发展动态和国外主要国家的标准和有关资料进行分析、调整，及时提供高价值的档案信息，能熟练地运用计算机来管理档案等。
4 结语
档案工作标准化对于提升我国档案管理的质量和水平，促进我国社会实践的有序发展和进行，具有重要的作用。但是，就现阶段我国档案工作标准化的实施过程中，仍存在很多的问题。档案工作人员对档案工作标准化问题的认识不够深刻，在档案管理标准化实施的过程中投入不够，不能够充分借鉴国际的档案管理标准，以及未建立标准的档案管理体系等都影响了档案工作标准化的实施。所以，有关部门应采取相应的措施，保证档案工作标准化的实施。
- 上一篇：现代管理理论在档案管理工作中的应用
- 下一篇：数字化时代档案“双套制”的思考
