学生档案的规范化管理策略分析
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）04-0039-01
进入21世纪，计算机技术的快速发展，加之各种软件和应用程序的推出，推动了计算机技术在各个领域的广泛应用。在如今电子化时代，档案资料基本上已经实现电子化，可以随时在线或者是在计算机上进行档案的创建、修改、查阅，传统的纸质档案的使用率明显降低。对于学校的学生档案管理部门而言，学生的档案管理工作分为文书资料档案的管理、查阅和电子档案的创建、查阅与管理等，目前已经在大力向电子信息化发展。随着时代的发展，由于文书档案资料的秩序结构、信息资料和时代的发展要求完全不同，保存的路径与电子档案有着很大的不同，因此，在实际的学生档案管理工作中，必须注重管理的有效性和使用的便捷性。
一、当前学生档案资料管理现状
在我国，由于历史文明底蕴深厚，历经上下5000余年，对于纸质文件有着极其浓烈的喜爱之情，而且我国从古至今在文字方面有着独特的记录技巧，因此，在现今的相关机构中，不仅能够查到或者借阅到当代许多学生的档案文件，而且对于一些历史珍藏尤其是具有历史意义的名人的学生时代的档案资料也能查阅到，这也是我国档案管理水平高的一种表现。对于学校的档案管理机构而言，一般都是由图书管理部门代为管理，因此，学校的图书馆在做好科学技术资料的保护、管理与收藏的同时，还要去做好学生档案资料的管理。但是，由于学生的档案性质与普通的图书资料的性质不一样，往往会耗费很大的功夫才能做好。目前，在学校图书馆文书资料的管理中，往往会依据不同的形态、内容或者年代对图书进行划分，进而形成了更多具有特色的分类方法；在目录的整理过程中，采取了第一类与第二类的分类方法，采用不同的文书资料体系进行了保存。80年代，对于公文等文书资料的保存，图书馆的重视程度比较高，分类方法也比较独特。这一进程中，由于许多图书馆的文书资料的阅览存在许多难点，使得文书资料没有被充分的利用。但是，对于学生档案的管理工作，在很长一段时间内主要是依靠学生对档案相关的表格信息进行填写，然后收回，最终整理成册，单个学生的档案放入单个档案袋并加封，以学生的班集体为单位进行统一的保管。在如今，由于信息技术的广泛应用，这类档案的文书资料已经被转换成相应的电子档案，但是，纸质档案和电子档案内容一样，只是记录形式和保管方式不一样。由于目前对于档案资料的阅览已经从传统的查阅纸质档案的形式发展为能够借助WEB等电子媒体进行阅览，使得档案资料的利用程度明显增强，而且越来越方便。但是，由于纸质档案和电子档案的管理都存在一定的不规范，给学生档案管理工作带来了严重的挑战。例如，电子档案的管理均是采用电子加密技术进行保密，但是有的管理员工作不规范，造成电子加密信息泄露，或者是电子加密技术被不法分子破解，他们会利用这些技术进入学生档案管理平台，修改学生的档案信息，尤其是那些制作成电子文档的非扫描档案文件的信息，而且修改不留下痕迹，很难察觉，可能在未来出现无法估量的严重后果。纸质档案管理工作中，相关教师或者是学生会成员对于学生档案的查阅很方便，不需要经过严格的审批手续，导致许多属于小范围人员知晓的学生档案信息被大量人员知晓，使学生档案管理的保密水平大大折扣。
二、规范学生档案资料管理的办法
电子信息化时代，对于各种材料或者资料实行电子化是历史发展的必然要求，也应是最终的结果。但是对于学生的档案资料，由于纸质档案资料仍是目前时代的主流方式，因此，对于学生档案资料的规范管理需要从纸质和电子资料两方面考虑。
1.纸质学生档案的规范管理策略
1.1专职教师进行建档
对于学生的纸质档案，首先应改变传统的由学生自行填写或者是由几个班级干部进行填写的方式，应该由专门的教师对学生的档案资料进行填写，保证相关档案信息的真实性、权威性和保密性。
1.2设立专门的档案保管室
对于学生的档案，在由专职教师进行填写并交由相关老师进行审阅、确认之后，应存放在学校专门设立的档案保管室。这类档案保管室要做到消防设施到位，杜绝烟火等。其次，保密室要做好安全防护工作，最好由两人同时管理。
1.3严格按照档案管理流程查阅
对于文书资料的档案，其查阅应严格按照相关的档案资料的查阅流程进行管理。不论是教师还是学生，必须要经过相关的查阅手续之后才能进行查阅，只有严格按照规章制度进行管理，才能保证学生档案资料的规范管理。
2.电子档案的规范管理
目前，对于学生档案的保存，利用传统的实物资料和现代电子信息的结合，对于档案资料实现数字信息化存储与管理，主要是首先做好目录数据，对相关数据进行存储，并连接好相关资源与数据的信息记载，这样，电子化和实物化资料能够实现有效的结合，进而方便档案资料的管理。为了适应不断变化的环境，更好的将电子档案资料进行保存，采用目前较为实用的档案文书资料数据格式Born Digital Contents，用实物资料以及电子图书资料的形式进行保存。在当前，建立OAIS模型化的数字信息管理，将电子档案资料逐渐分为保存记述、内容信息、组合信息以及相关组合信息模型。在这样的模型中，不仅能实现档案资料的有效管理，而且还能使各要素之间具有良好的互换性，促进各种档案资料内容之间的要素转换，方便档案资料的保存、使用。
总结
在电子信息化时代不断高速发展的今天，人们生活习惯发生了重大改变，尤其是在查阅行为方面，对于传统的文书档案资料的物理介质使用率逐渐降低，对于学生档案资料的管理，采取纸质与电子资料相结合的方法，然后按照有效的和规范化的管理方式进行管理，保证档案信息采集、信息记录、信息储存和信息查阅的流程规范，不断提高电子档案资料的安全性，使我国学生的档案管理工作越来越规范。
