教学档案的管理现状及问题
中图分类号：G27 文献标志码A 文章编号：1673-291X（2015）14-0174-02
教学档案是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体等，具有有机历史联系的文件体系。
高校教学档案全面、客观、准确地反映了我国高等教育事业的发展情况，它无论在总结教育工作的经验教训方面，还是在探索、掌握教育工作的规律方面作用重大。因此，提升教学档案管理工作的水平，可以为学校的发展和教学质量的提高提供服务和保障。
一、教学档案的管理现状
（一）教学档案工作人员情况
目前，教学档案在绝大多数院校由一名专职的档案人员负责，这名档案人员还可能负责其他类别的档案工作，如会计档案。
教学档案工作人员的职责是：（1）认真贯彻执行国家《档案法》，严格遵守档案工作各项规章制度，认真履行各项程序。（2）做好教学档案的收集、整理、保管、利用、统计、编研等工作。（3）督促、检查、指导相关部门做好归档工作，并做好移交登记。建立登记和统计制度，为上报各类统计报表做好基础工作。（4）编制必要的检索工具和参考资料，以及各种汇编工作。（5）做好教学档案的鉴定工作，使保存的档案既精练又完整，对超过保管期限的案卷和失去保存价值的教学档案，要认真审查，按照审批手续进行销毁。（6）工作认真细致，提供利用教学档案要主动、热情、迅速、准确。（7）增强宣传意识，不失时机的宣传档案工作的重要性，扩大教学档案工作的影响。
（二）教学档案工作制度建设情况
随着教学档案工作广泛而深入的开展，教学档案工作制度必须适应其快速多变的发展特点。为此，各高校给予高度重视，不少院校将教学档案管理的规章制度根据本校的实际情况，重新修订，其中主要包括档案归档、保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁等一系列制度，如《××大学教学类档案管理办法》，明确了教学档案工作者的岗位责任和工作规范要求。
此外，伴随着国家档案部门、教育部门相继出台的高等学校档案工作评估活动，为传统的教学档案管理模式注入了生机与活力，打破了传统模式中由于缺乏统一标准而出现的“闭门造车”、“百花齐放”的局面。多数院校均根据本单位教学档案管理的实际情况，按照评估的原则要求，对本单位的教学档案进行了重新整理，在经过整改的阵痛后，各高校的教学档案管理逐渐走上了科学化、标准化、规范化的管理轨道，并为各校的档案管理的达标升级工作奠定了坚实的基础。
（三）教学档案信息化建设情况
笔者在调查中发现，目前，大多数高校都配备了密集架、服务器、空调、防盗门窗、高速扫描仪等，使档案库房具备了防火、防盗、防潮、防虫蛀等功能，这就为教学档案的现代管理提供了设施保障，为长期安全、完整地保护好教学档案创造了良好的外部环境。但应当看到是，教学档案的数字化程度多数停留在目录级数字化，只有一些学校对教学档案中的学籍档案部分实现了全文数字化。
（四）教学档案利用服务工作情况
教学档案主要来源于学校的教学工作、教育活动领域，是真实的历史记录与成果表现形式，是教学人员、教务工作人员智慧的结晶和辛勤的劳动成果。人们要不断创新、开拓，需要查考和借鉴已有的历史资料和知识成果。笔者在调查中发现，从利用教学档案的人员来看，主要是教师、学生，占85%以上，其次为教务部门人员，这与教学档案产生的领域有关，它来源于教学领域，服务于该领域的教学人员。从某校近3年的统计数字看，校内利用3 880卷，校外利用1 557卷，校内人利用远远大于校外人员利用。
利用学籍、成绩档案出现高峰期。档案馆（室）集中管理全部校历年的学生学籍、成绩档案。近几年，随着改革开放形势的发展，前来利用学籍、成绩档案的人越来越多。也从该校近3年教学档案利用情况看，2012年利用543人次，2013年621人次，2014年达815人次，呈逐年上升趋势。从利用目的看，有的为升学、晋级，有的为办理离退休，有的为人才交流或工作调动，有的为教龄、工龄和办理毕业证明，更多的是为出国留学查询成绩。利用学籍、成绩档案目前呈现高峰期。从利用年龄层次看，青年人居多，中年人次之，80岁以上的老校友也有。
二、教学档案存在的主要问题
近年来，随着我国高等教育管理体系改革的深化和高等教育的迅速发展，高校的教学档案管理工作也出现了许多问题。高校教学档案工作者只有不断研究、解决这些问题，才能适应高等教育改革和发展的需要，从而充分发挥教学档案的作用，更好地为高校的改革和发展服务。
（一）教学档案收集难
收集工作是档案工作的起点，“收集工作是文件向档案转化的第一环节，也是关键环节和工作难度最大的环节。”[1]然而，在教学档案的收集中，仍然存在不少问题。
1.教学档案的收集不齐全
教学档案产生于教学、教辅单位，校、院、系（部）没有配备专职档案管理人员，通常由行政人员、教学秘书兼任，并且更换频繁，没有受过专业知识培训，对教学档案的归档内容不够了解，以至于相当一部分教学材料散存于部门、个人手中或者没有及时收集整理，从而导致教学档案材料不齐全、不完整。例如，有的学校在准备备查资料时，找不到完整的教学改革会议材料、有关的专题材料及教学大纲、优秀教案、自编教材、教学科研成果等材料；有些材料虽然找到了，但往往是“有头无尾、有终无始”，如重点课程建设有请示报告、审批表，但缺少上级主管部门的正式批复或具体实施过程中形成的材料等等，为了迎接本科教学水平评估，虽然按照要求进行了补充，但在人力、物力、时间上造成很大浪费，对日常的教学工作也带来一定的影响。 2.教学档案的收集不规范
教学档案的收集带有随意性。尽管有的学校制定了归档制度，但归档范围不明确，没有具体的要求，该收集的没有收集，不该收集的文件倒收集上来了；有的只注重“红头文件”[2]的收集，而不重视本处（室）、系（部）自己产生的教学材料的收集；有的有正文，无发文底稿或签批单，有的材料残缺不全，有的证件缺附件，有的批复无请示，有的同一份材料重复收集等等，部分档案材料原始记录书写用圆珠笔、传真件、复印件代替，纸张大小不一，长短不齐，不符合规范等。
3.教学档案的内容没有与时俱近
教学档案的归档范围主要包括综合类、学科与实验室建设、招生类、学籍管理类、课堂教学与实践、学位类、毕业生类、教材类。然而，随着高校教育体制改革和本科教学水平评估工作的开展，各大院校在迎接评估、检查的过程中，形成了许多新类型的档案材料，如“211工程档案”、“教学评估档案”等等，这些档案的归属问题，现已成为各大院校档案工作者争论的焦点。有的学校为了稳妥起见，不破坏高校档案原有的分类体系，把“211工程档案”、“教学评估档案”作为一个个独立的专题来管理。笔者认为这是与国家制定的原有的分类体系相违背的，211工程和本科教学水平评估主要是为提高高校的教学质量服务的，应该归入教学档案的归档范围。
（二）教学档案利用的不充分
1.注重基础工作，忽视利用工作
长期以来，领导仅仅把文件材料是否收集保管好、出不出什么差错作为评价教学档案工作优劣的主要标准。因此，从指导思想到工作安排，都着重强调基础工作，将利用工作放在次要地位。教学档案工作人员也把主要精力放在了文件材料的收集、整理、鉴定等工作环节上，常常埋头于大量的文件材料之中，无暇顾及各方面的利用需求去开展利用和编研工作。
2.提供利用方式单一
作为教学档案工作的目的和重点――利用工作迫切要求加强教学档案开发的速度与数量。而目前教学档案的开发利用工作与其他基础业务工作相比尚显薄弱。利用工作多限于被动式的你查我调、等客上门的单一服务方式，而主动开发教学档案为用户服务的工作，做的还很不够。管理教学档案的工作人员，又多拘泥于传统的手工劳作―订订装装、抄抄写写，因而根本无暇顾及编研开发教学档案资源。即使做了一些编研开发工作，也因重数量、轻质量，盲目开发，所以开发出来的产品也大多流于形式，停留于表面，层次较浅，具有一定深度的编研产品所占比例较少，时效性、针对性较差，相反却造成了人力、物力、财力的极大浪费，产生负效应。
（三）教学档案信息化建设水平参差不齐
高校档案部门基本配备了计算机、扫描仪等硬件设施，但目前教学档案的开发利用工作大多处于相对落后的状态，教学档案的检索体系比较单一，计算机在教学档案管理中的作用还没有得到充分发挥。教学档案材料从收集、整理到保管、利用等环节主要依靠传统的手工操作，工作进度慢，利用效率低。
目前，大多数教学档案的数字化还停留在案卷级、文件级目录上，有的甚至还是一片空白，要想看到教学档案全文，还得通过手工检索，这不仅影响档案的利用效率，也不利于档案的保护。
笔者在调查中还发现，目前推出的高水平档案管理软件（如“南大之星”、“世纪科怡”的）不多，而且很多院校购买的档案管理软件是单机版，即使购买的是网络版，也没有建立与校园网的链接。要么按照单机版使用，要么在局域网的小范围使用。再有就是，目前全国在广域网上能看到的高校档案馆网很少，有实际功能的就更少，很多也只是挂在校园网上，而且只对校内办公人员开放，本校学生和其他人员根本就登录不上。当然，也有连网站（页）都没有的。这样就使得教学档案由其形成部门整理非常困难，同时，其他部门也不能利用现代化的快捷手段方便的查找所需的教学档案。
这些问题已经影响到教学档案信息资源的共享。“档案信息资源共享是指在有效整合馆藏档案信息的基础上，运用网络技术传递档案信息，同时加强科学管理，实现档案信息的社会共享。”[3]目前教学档案的现状与资源共享的要求相距甚远，信息化建设任务还相当艰巨。如何满足教师对管理信息的需求，教学成果如何有效交流，学校之间的教学资源如何充分利用等问题，将随着改革的深入而日益突出。
- 上一篇：开展声像档案制作服务的尝试
- 下一篇：大数据时代下灾害档案数据管理探讨
