试论会计档案管理中存在的问题及对策
会计档案能是会计流程的一个十分重要的组成部分，能有效的记录和反映企业单位财务方面的历史材料等信息。完善档案管理的相关制度是保障安全利用档案的前提，还可以进一步提高财务管理水平和管理效率。但是，因为会计档案管理处于整个财务管理流程的末端没有得到应有的重视，从而容易成为财务管理的薄弱环节，严重影响了财务管理水平。特别是进入21世纪信息现代化社会，计算机的高速发展、网络时代的来临以及各种先进的技术都为收集、储存、利用档案信息提供了更便捷的方式， 但是随之而来的档案信息安全、商务秘密等也受到了比以往更严重的威胁，稍有不慎，如有丢失、损坏，将给单位带来不可弥补的损失。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、积极探索，会计档案系统亟待完善。本文通过对国有事业单位会计档案进行了研究调查，分析发现了其中存在的相关问题，并针对提出了一些措施以促进会计档案管理工作，使之更好地为单位的财务工作服务。
一、目前会计档案管理工作中存在的问题
1.缺乏会计档案管理意识，忽略会计档案管理工作的重要性认。现在很多单位会计档案管理意识淡薄落后，还停留在旧观念中对经济业务信息不重视。会计职位的员工培训很少有涉及到档案基本知识和技能操作，只注重会计业务，这就导致会计工作与会计档案管理相严重脱节。会计员缺乏会计档案管理的专业知识又很容易导致档案的整理、保管、检索、销毁等环节出现纰漏，特别是档案材料制作不规范、档案交接不及时、档案交接手续不严密、档案监交工作不严格等问题。同时，由于上上下下在思想上对会计档案的重要性认识不足，工作消极，使档案资源不能被有效利用。上述任何情况的发生都会严重影响着会计档案工作的服务质量。
2.没有专门的行政建制，会计档案工作缺乏必要的组织保障。无论是法律规章规定还是实际工作需要都要求设置专门的财务会计档案管理架构。然后，在实际单位中会计档案工作没有落到实处，许多单位时间运作过程不完善、不规范，没有设置专门的行政建制，档案工作也是由会计人员兼职。这些兼职的会计人员原本对档案管理不熟悉单位又没有专门的职业技能培训，很容易出现会计档案归档混乱等问题，档案资源也没有做到有效利用。这些问题严重阻碍了财务管理系统的完善。
3.会计档案资料收集不全，管理不善。一个完善高效的会计档案管理系统对会计档案资源的信息必须完整全面真实可靠，只有收集齐全完整的资料才能充分发挥出会计档案的作用，档案记录信息完整真实才能反映出单位财务现在情况，为企业单位发展方向做出正确的指导。但很多单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视会计文件材料的汇集、整理和归档，这就大大降低了会计档案的完整性和齐全性，让会计档案的作用没有得到起到应有的作用。另一方面，会计档案管理除了收集资料，还需要分类、鉴定、储存等，对于价值意义不大或过期的资料需要鉴定销毁。很多单位对这些流程都不重视，会计凭证、会计账簿等一直实行的是只归档，不鉴定，更不销毁，长此以往档案质料质量良莠不齐，储存、查找统计相关资料很是冗长繁琐，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
4.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。随着时代进步，档案储存方式多种多样，为适应不同需求往往纸质会计档案和存储会计数据的磁介质档案都需要。然而两者信息不同步，很容易造成信息紊乱，还有一些单位对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，更新不及时、光盘等毁坏等造成很多信息丢失。另外现在会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没能把会计软件的版式及软件系统很好地保存，出现一些会计电算化档案无法调阅问题。
5.保密意识淡薄。很多机关、事业单位领导和档案工作人员，思想存在误区，对经手的大量有密机的档案文件保密意识淡薄，缺乏必要的保密规范和措施，很多涉密单位在保密管理工作中普遍存在重宣传轻管理的不良倾向，没有建立一套完善的保密机制，工作人员自身保密意识不强，相关教育培训也是走走形式，有意无意中很容易泄露单位核心机密，使保密工作流于空泛。
6.会计档案管理人员综合素质有待提高。会计档案管理工作是否能落实，是否有条不紊的进行关键还是在于档案管理人员。管理人员的职业素质、业务操作水平、职业道德等个人综合素质对档案管理制度的完善有着重要作用。在档案管理工作中工作人员如果违法乱纪，伪造、篡改、变换记录凭证，开假发票、建假账、建账外账、虚列成本等将会使会计档案形同虚设甚至产生更多的危害。这种违法行为会导致会计信息失真，从小的范围讲，会影响单位的正常工作，使少数不法分子有可乘之机；从大处讲，甚至会影响国家宏观数据的统计与决策，危害极大。
7.档案管理的基础设施设备落后。单位对会计档案管理的资金投入不够，很多单位基础设施特别落后，保管环境差，对档案维修不及时使一些珍贵档案材料面临损毁的危险。
二、完善会计档案管理工作的对策
1.加强思想宣传，转变企业单位对会计档案的根本的认识。加强宣传完善会计档案管理在实际工作中发挥的作用，市场经济现代化的时代市场竞争越来越大，掌握完善的信息十分重要，而完善会计档案管理工作可以将各种信息材料分类、储存，是单位全面掌握信息的重要组成部分。各单位领导更应该引起重视，积极建设完善会计档案管理体系，加大资金的投入。 2.提高会计档案管理基层人员的综合素质，开办相关知识培训课程。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低。另外建立专门的行政机制，由专门的档案人员对会计档案资料进行鉴定、管理、维护等，加强档案人员的专业素质和安全意识。档案人员是会计档案管理的直接操作人员，档案人员的个人素质、学历与会计档案工作息息相关。档案管理岗位需要各种高素质、高学历、复合型人才。作为档案管理制度的直接贯彻者，档案人员不但要具备档案基础理论和专业知识还必须有较高的政治思想品德和职业道德，认真执行党和国家的方针政策。开展相关专业知识培训课程，提高基层人员的业务水平、操作熟练度；加强基层人员的思想教育，个人素质教育，提法律意识。严格按照《档案法实施办法》中的规定条例进行操作；对于各单位而言，应该积极开办相关培训课程，为基层管理人员提高良好的学习环境。企业应该依法把技能培训作为会计人员岗前培训的重要内容。除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。
3.建立健全会计档案管理的规章制度。健全的制度才是保障会计档案管理工作的核心，为档案管理工作的顺利实行提供根本保障。近年来我国会计档案管理制度的建设取得了重大进步，如《会计档案工作人员职责》《会计档案保管制度》《会计档案移交、销毁制度》等规章制度都相继颁发，但是我国相关制度还应该继续完善，从法律的高度切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道，并根据实际工作情况的变化及技术的革命，不断修订补充，要最终使会计档案管理工作做到有章可循，有法可依。
4.要定期进行会计档案资料鉴定、维护、销毁等。《会计档案管理办法》第十条就有相关明确的规定，单位应该按照《会计档案管理办法》等法律法规严格执行，不偷工减料、走过场走形式等，对会计档案资料定金进行鉴定，有价值的分类，有损坏的进行及时维修，不需要的定期处理。
5.同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。会计电算化软件的使用给会计档案的利用带来诸多便利。但在实际工作中，由于不重视同步计算机相关系统和档案管理文件的升级，常常出现打不开档案管理系统的事件，严重影响工作效率质量，妨碍了档案工作正常进行。因此，定期同步资料等信息，特别是系统管理升级的时候。对于不同形式的资料载体进行妥善保管，比如磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并要采用防高温、防尘等措施。
6.加强档案库房等基础设施建设。会计档案基础设施建设包括库房、档案柜、档案盒、等硬件基础设计，其中库房是保管档案的场所，为资料的储放提供了空间，所有档案都是存放在库房里，库房的安全是重中之重。因此，无论库房的选址还是平时防盗等都应该考虑周全， 比如防震、防火、防水、防地质灾害、防污染、防强光、防尘、防高温高湿的要求，充分考虑档案现有数量和未来增长量，留足库房空间等等。另外存放档案的各类设施设备也应该补齐不全。根据需要完善相关基础设施，比如购买分批对档案原件进行封存的多节柜，在纸质档案馆安装自动灭火系统等；做好库房温适度检测、登记和调控。保湿库内干净，防止灰尘侵入。投放防虫防鼠药物，并定期检查，使档案始终处于安全、可控、有利的环境中。
三、结语
总之，社会在不断的发展进步中，会计档案工作必须与时俱进，更新观念，不断完善相关制度，培养高素质人才，采用有效的措施。只有如此多管齐下，才能形成会计档案的现代管理模式，使会计档案管理工作更好地为促进社会主义和谐社会建设服务。（作者单位：中国国家博物馆）
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