论科技档案的保密与开放管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）03（c）-0231-01
科技档案是各项科研活动的真实记录，是科学技术资源储备的一种形式，随着社会的不断进步和发展，人们对档案公用性和开放性需求大大增强，科技档案的利用对象和服务领域不断拓宽，新形势下，做好科技档案的保密和开放管理工作，以发挥科技档案在经济建设中的重要作用，已成为新时期科技档案工作者亟待研究和探索的重要课题，下面就这一问题谈谈粗浅的看法。
1 科技档案管理中的保密与开放两者之间的关系
科技档案保密和开放利用，是档案工作的两项重要组成部分。档案保密是针对有一定技术性和机密性的内部信息在一定时间和区域范围内限定其阅读、利用的范围；档案开放是指依照有关法律、法规将原来处于保密和封闭状态的档案向社会公众开放。档案开放的主要目的是充分开发利用科技档案中的信息资源，有效发挥其在推动社会、经济和科学技术发展中的作用。在档案开放利用工作中，一方面，档案利用者希望自己的查档需求得到充分满足，另一方面档案管理人员必须在严格遵守保密规定的基础上开展服务工作。但从根本上说，科技档案管理中的保密与开放是一个有机统一体，两者之间是对立统一的辩证关系。因此，在科技档案管理中应正确把握保密与开放的“度”，片面注重其中的任何一点，都不利于科技档案管理工作的有效开展，应兼顾两者的有效统一。档案利用是档案工作的生命线，在科技档案管理过程中，档案工作者应坚持“在保密的前提下开展利用”，“在利用的基础上加以保密”的工作方针，做到保、用结合，以实现信息资源的共享，促进科技档案的合理利用和开发。
2 做好科技档案开放利用过程中的保密工作
科技档案管理包括收集、整理、保管、统计、利用、编研、鉴定、销毁等八大环节，档案的保密与开放管理应贯彻于以上各个环节中，重点做好科技档案开放利用过程中的保密工作，其应注意以下两个方面。
2.1 做好科技档案开放利用前的准备工作
科技档案开放利用前，应做好准备工作：第一，做好档案案卷的分类整理工作，利用原始档案文件进行整理，认真划分和鉴别涉密档案和非涉密档案，分别立卷绝密、机密、秘密和非秘密档案，确保分类科学、组卷合理、编目清楚。第二，建立健全档号，组织好必归应归的所有资料，以确保归档时不失密。第三，针对重要、珍贵的科技档案，采取抄录、复印、拍照等形式进行复制，形成档案副本，并进行数字化处理。第四，编制目录检索工具、检索全文数据库、专题性检索工具、各种检索工具、叙述性检索工具等，实现被利用档案检索途径的多元化。
2.2 对开放档案进行审查，确定开放与控制范围
根据《保密法》的规定，其严格划分档案的密级，以便档案管理人员针对不同的密级采取不同的管理措施。为科学确定档案利用层次、档案开放与控制使用范围，应做好档案开放前的审查工作，提高审查工作的规范性和科学性。并严格遵循《保密法》的相关规定，对超过保密期限的档案进行解密，明确密与非密、内部与外部的界限，保证开放利用的档案的合理性。为确保档案开放利用过程中不失密、不泄密，针对不同需求的利用者应选择合理的利用范围、审批手续等。
3 加强科技档案利用过程管理与监督
对于科技档案的利用，可以采取多种服务方式，如档案查阅、档案外借、档案报道服务、档案陈列、展览服务、编研服务、专题服务、咨询证明服务等，在利用过程中，应加强管理与监督，防范不利于档案保密的各种不良行为，其主要侧重于以下几个方面落实。
3.1 建立健全规章制度
目前，我国《档案法》对于科技档案保密信息的规范仍不完全严密，因此档案管理部门应根据国家档案工作、保密工作的有关方针政策，健全科技档案规章制度建设，如档案的收集、整理、保密、阅览、外借、复制、保密销毁等制度，促使工作人员积极执行。同时严格规范保密档案的管理行为，用完后及时归档，进行集中统一管理，重点加强绝密档案的管理，绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按照规定程序办理，使用完毕后应及时清对、检查，如果发生失密、泄密，及时采取合理的措施补救。
3.2 加强队伍建设，提高科技档案工作人员工作素质
档案工作人员是科技档案的保密与开放管理的主要实施者，其负有直接责任，应具备较高的业务素质、职业素质和道德素质。在科技档案管理过程中，应不断提高科技档案管理人员的政治素质，认真学习和钻研《档案法》和《秘密法》，做到知法、守法，坚守职业道德，树立保证科技档案安全的强烈意识。同时档案管理人员应加强自身档案管理理论知识的学习，不断提高自身专业知识和技术实践能力，做好涉密档案的基础工作，全面掌握档案工作的规律，积极探索和创新，保持敏锐的洞察力，提高档案管理工作中的应变能力，保守档案秘密，防止保密档案泄密。
3.3 强化网络保密监督及库房管理
在科技档案利用过程的监督工作中，应不断加强对电子档案网络信息安全的保密管理工作，严格按照国家法律、法规规定，加强依法监督和行政监督力度，严格规范和约束电子档案信息系统主体及其与外界关联行为。对于科技档案的涉密网络必须与互联网实行物理隔离，建立健全网络保密管理制度，采取科学合理的安全保密措施，从进口、传输、使用三方面加强电子档案上网的保密管理，特别是注重科技档案在网络传输过程中的保密工作，按照传输信息最高密级标准配备保密措施，以有效确保档案信息传播安全。库房管理是档案保密的重要内容，也是其中的重点。档案库房应指定专人负责，制定严格的库房管理制度，建议可在档案馆（室）内安装摄像监视器，跟踪记录科技档案利用的全过程，确保档案安全。
随着社会的不断发展进步，科技档案资源的巨大社会价值日益凸显，因此加强科技档案的保密与开放管理工作至关重要。档案管理部门应转变传统保密理念，树立现代保密理念，积极开发和利用档案信息资源，正确处理好科技档案科技档案保密与开放的关系，坚持“保、放”结合的指导思想，由传统的死保不放向主动的积极开放管理方式转变，在保护技术持有者权益的基础上，实现科技档案价值的最大化。
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