浅议电子档案的管理方法
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0032-02
在纸质档案长期的发展过程中，形成了系统的收集、鉴定、保管、统计和利用方法，积累了较为丰富的经验。随着科学技术的发展，声像档案和机读档案已有显著增长，直至今天，伴随着计算机和互联网的发展，档案管理工作逐步实现自动化，档案信息的输入、贮存、处理、检索、输出、传递，以及档案的编目和检索基本上都依靠计算机来实现。由于电子文件与传统纸质档案有很大区别，因此档案管理部门的工作技术和方法也需做相应改变。本文结合笔者的工作经验，重点分析如何做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的特点
电子档案是纸质档案的另一种储存形式，它是以数字代码代替了文字，以磁带、磁盘或光盘等代替了纸张。电子档案是系统化了的电子文件，是经鉴定后有保存价值的且已经归档的电子文件。电子档案与纸质档案在本质上是相同的，因此电子档案除了具备纸质档案的一般性特点以外，还具有自身特性，总结如下：
1.人不能直接读出电子档案所载信息，需依靠计算机解码 电子档案不像纸质文献那样使用人人可以直接读出的文字进行记录，而是将信息以数字代码方式记录在磁介质和光介质等载体上，人无法直接读出，必须使用计算机进行解码后才能转变为人可识读的信息。电子档案必须在计算机软硬件、数据库、网络系统都齐全的环境下才能发挥作用。
2.电子档案存储密度极高，所需存储空间小 相较于纸质档案的卷帙浩繁，电子档案显得小巧的多。以硬盘为例，它的容量是以兆、千兆、百万兆为单位的。以1兆为例，硬盘上的1G容量大约可以储存536870912个汉字，如果一本纸质书是10万字，那么1G大约相当于5400本书。据某公司的存储产业市场报告，预计到2016年硬盘的面密度将提高两倍以上，最高将达到1800Gb每平方英寸，从而大大节约电子档案存储空间。
3.便于复制和共享 电子档案的信息可以轻松实现复制和传输，便于异地调阅或形成文件。由于 信息载体和信息可以分离，并通过网络或其他介质进行传输和拷贝，因此便于共享。但也由此暴露出电子档案信息的不稳定性，信息的不安全性。
二、电子档案的管理方法
传统档案管理活动一般分为六个环节：收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用。电子档案的管理也可以按照这几个环节进行，只在具体方法上有所不同。
1.信息收集 电子档案信息的收集是档案管理部门将具有查考利用价值的文件转化为电子文件或者收集具有保存价值的电子信息。电子档案信息通常可以分为三类：（1）与纸质档案内容相同的信息。在收集这类信息时，要注意与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系，建立统一文件编号。（2）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的信息。应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。（3）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。在信息收集工作结束后，将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立数据库。需注意的是，在收集过程中应当保存备份，并在“电子文件登记表”中登记，并留存纸张打印件。
2.信息整理 在电子档案的整理过程中，不再有“案卷”这一基本单位，因为电子文件借助于计算机，可以从任何角度进行分类、组合、检索，充分表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，不再需要专门进行分类和组卷。整理工作结束后要进行信息的接收。电子档案的接收方式有两种，一是软盘、磁带或光盘，二是网络归档和移交。不管哪一种方式都需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。总之，电子档案信息整理就是将第一步收集到的信息进行组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。
3.档案保管 电子档案的保管分为两个方面，第一，保持电子档案载体的安全。要注意的问题有：（1）保持环境的温度为16～20℃和湿度为35～45%，以免发生化学反应；（2）注意密封防止灰尘，避免信息丢失；（3）注意避光，防止紫外线对光盘等的破坏；（4）远离磁场和电场，以免发生磁化和消磁，破坏信息；（5）保持载体平直，防止震动；（6）防止有害生物等。注意库房卫生，定期净化空气，防止产生霉菌，并注意定期对电子档案进行消毒。总之电子档案进入库房以后不是一劳永逸，而是需要定期维护和检测，并适当进行备份。第二，维护所载信息的安全。电子档案保管工作的另一个重要方面是防止信息被窃，维护信息安全，一是密切关注计算机技术的发展方向，及时进行软件升级和更新，适时对电子档案的格式进行转换；二是加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全，严格禁止使用封存盘来提供档案利用，电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。
4.档案鉴定 电子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕迹，电子文件从形成到归档有一段较长的时间，所以，在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是形成时的、有效的电子文件，即确认归档的电子文件的原始性、真实性则是首要任务。再者，电子文件具有易逝性、易更改性，因而电子档案必须在文件形成之前就决定其是否需要保存及保存时间长短，因此，电子文件的鉴定需超前，也就是必须在文件形成之初就开始进行。鉴定的内容与纸质档案一样，是对其保存价值进行判断和预测，不同的是在判断过程中要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析。此外，还需要对文件进行必要的技术鉴定，即可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现。 5.档案统计 档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。电子档案统计基本上可以分为：（1）档案统计指标选定。统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。（2）档案统计调查。其目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。（3）对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳整理。（4）档案统计分析。主要是对档案统计的结果进行分析研究。档案统计工作是档案工作中的一个重要环节，是保证档案工作质量，提高档案工作水平的有效方法。
6.档案利用 电子档案的利用一般有三种形式：直接查询，拷贝，传输。为保证信息安全和版权，做好电子档案利用管理工作很重要。主要分为四个方面：（1）对用户的管理和档案管理人员的管理。主要是进行使用权限的审核，首先是根据人员身份进行系统注册登录，由系统自动判定使用者身份的合法性及使用权限，并进行跟踪记录；其次电子档案的内容应设置保密级别和开放程度。（2）对档案载体的管理。一是采用双套制的存储模式，一套保留原始格式，作为归档用途，另一套转换成不可编辑的文件格式作为利用用途，确保电子档案在利用过程中不发生内容的篡改。二是建立一套技术验证机制保证原始电子档案的真实性。（3）安全保密措施。网络传输安全采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。根据电子档案的保密级别，建设网络传输保障体系。按照密级，将电子档案利用范围划分为不可用、内部使用和公众使用。还可以采取断点续传的技术，确保电子档案在发生传输中断的情况下，最终获取的电子档案副本保持完整性。
三、电子档案管理工作的重点与难点
从目前来看，由于受到多重因素的影响，电子档案的信息安全问题较为突出，既是管理的难点，也是管理的重点。笔者认为应从环境、设备、策略、技术等各方面采取有效措施，确保在每一个环节上堵塞电子档案利用安全的漏洞，使电子档案能够体现灵活性和便捷性优势，充分发挥其作用。首先档案管理人员要增强安全意识，既要提高信息服务质量和效率，也要增强工作责任心和保密意识；其次，应加强电子档案基础设施和应用系统建设，加强网络安全防范；再次，营造良好的档案储存环境。只有从各方面加强安全管理，才能满足电子档案信息安全管理的需要。
电子档案管理的另一难点问题是电子文件的技术鉴定，只有通过对电子文件进行真实性鉴定，完整性鉴定，可读性鉴定和安全性鉴定，才能确保数据信息的真实、可靠、完整。在鉴定过程中，需要综合运用多方面的知识，这对档案管理人员提出了考验。
四、结束语
综上所述，电子档案与纸质档案既有区别又有联系，电子档案管理工作涉及到信息的搜集、整理、存储和利用等诸多方面，既需要计算机和网络辅助实现，同时又对工作人员提出了更高要求。只有通过制度、技术、人员素质等多方面共同努力才能保证电子档案内容的真实、可靠，保证电子档案在存贮、传输过程中的安全、保密，最终实现电子档案的优势。相信随着技术的进步，电子档案的原始性和真实性必能能得到更为有效的保障，电子档案管理将能够更长久地处于可准确提供利用的状态。
