论档案的逻辑管理
根据档案管理活动中的物质与意识两种基本形态，笔者将档案管理划分物理管理和逻辑管理两种基本形式。[1]同时，在数字时代的背景下，档案管理的虚拟化程度越来越高，逻辑管理的概念被提出和屡屡使用，对它进行深入研究就成为档案学研究的具有迫切现实意义的任务了。
1 档案逻辑管理的几个基本问题
1.1 逻辑管理的概念与意义。任何管理活动都会有管理工具，任何管理工具都有物质与意识两种不同的表现形式。因此，我们可以因档案管理工具的存在形态――物质的或意识的，将档案管理活动区分为物理管理和逻辑管理。即：制造和使用物质性工具的档案管理活动（如建设和使用、维护档案库房，参与制作和使用柜架、卷盒、消毒柜，使用计算机等），我称之为“物理管理”；创造和使用意识性工具（如制定和使用分类方案、保管期限表、软件系统及其他各种法规制度等），我称之为“逻辑管理”。具体地说，逻辑管理的工具形态是意识性的，它通过大脑的思维虚拟转变而来，并通过符号载体转化为规则虚拟。即：通过思维产生思想，通过符号表达思想，思想的组合最终成为指导档案管理活动的规则。
物理管理和逻辑管理的划分方法，不同于以往的按照档案管理程序划分档案管理的方法（即将档案管理划分为收集、整理、保管、统计、服务利用、信息开发等环节），也不同于按照管理对象划分档案管理的方法（即将档案管理划分为实体管理与信息管理），而是以管理活动自身的存在方式――具体地说是以管理活动的工具形态（物质的与意识的）来作为划分标准。这是一种不同于上述两种划分方法的新视角，它有利于我们全面、完整、深入地认识档案管理工作。
1.2 逻辑管理的本质――虚拟管理。逻辑管理的本质是虚拟管理，具体地说是规则虚拟管理，即逻辑管理要经过意识酝酿→形成规则→人化世界的过程。具体而言：人们首先在头脑中思考如何管理档案，思维的结果就形成了某些方式、方法；把这些方式、方法整理出来，就形成了文字性的管理规则；执行这些管理规则，就形成了一个具有人化特征的有序的档案世界。
虚拟管理的基本特征是在实施具体的实体管理行为之前，已经以意识的逻辑的方式在头脑中、在方案中对这种管理的种种情形作出了预设。正如马克思所说：“蜜蜂建筑蜂房的本领使人间许多建造师感到惭愧。但是，最蹩脚的建筑师一开始就比最灵巧的蜜蜂高明，在他建筑房屋以前，已经在自己的头脑中把它完成了。”[2]
在头脑中、在方案上预先设定了管理的方式、方法、程序，并按照预设的方案、规则去执行，这就是逻辑管理的虚拟本质。
1.3 档案逻辑管理的工作流程
能动执行
知识虚拟→逻辑虚拟→规则虚拟
自动执行
第一，知识虚拟
在进行逻辑管理前，须积累相关知识。因为知识是相关思维的前提，如果对某一事物一无所知，其相关思维也只能是空白。知识的获得有两个基本途径：学习和实践，即：通过学习获得科学理论知识（间接知识）；通过实践获得经验知识（直接知识）。知识储存在人的大脑中，所以，它是一种虚拟形态。
第二，逻辑虚拟
即当我们在工作中遇到相关问题时，我们会运用已知知识进行思考，思考的结果是我们获得某种解决问题的逻辑。问题相当于命令；思路相当于知识的排列组合；逻辑就是这种排列组合的最终结果。思考也是大脑的一种功能，因此，它的形态也是虚拟的。
第三，规则虚拟
将思考获得的逻辑虚拟通过文字等符号固化在某种物质载体上，并加以确认，就形成了规则。逻辑是虚拟的，符号是虚拟的，它们表达出来的规则也是一种对未来实体管理结果的预先设定，所以，规则也是虚拟的。在传统时代，规则虚拟表现为法律、规章、办法、制度，等等；在数字时代，表现为计算机软件系统。
第四，能动执行或自动执行
虚拟的目的在于最终的执行。在传统时代，这种执行由人能动地执行；在数字时代，这种执行由计算机自动执行。人的能动性有可能具有创造性，但也有可能带来种种偏差；计算机的自动性具有机械性的严格，但其僵化的缺点可以通过对系统的完善加以改变。
1.4 档案逻辑管理工具的制作。档案逻辑管理工具是预设的，这种预设首先是在头脑中，其后表现在它们被预先制作。制作档案逻辑管理工具是档案工作中最为重要、最具挑战性和科学性的工作，是一种具有高度脑力劳动特征的工作，它们包括制定档案归档办法、制定档案接收范围、制定档案分类方案、制定档案管理期限表、制作档案编研作品、与相关技术人员合作制作档案管理软件及制定其他各种制度、规则、办法等。
档案逻辑管理工具的制作根据其适用范围而有所不同，不同的档案逻辑管理工具由不同的部门负责制作与修订。具体地说，档案逻辑管理工具可以根据其适用范围分为通用性逻辑工具和特殊性逻辑工具。通用性逻辑工具还可分为广义通用性逻辑管理工具和行业通用性逻辑管理工具，如中国档案分类法属于广义通用性逻辑管理工具、高校档案分类法属于行业通用性逻辑管理工具。广义通用性逻辑管理工具一般由相应的国家高级权力部门（全国人民代表大会、中共中央办公厅等）和国家档案工作行政管理机构（国家档案局）等负责制定、颁布；行业通用性逻辑管理工具一般由行业主管机构（如国家教育部等）负责制定、颁布。特殊性逻辑管理工具则是具体管理部门根据本部门、本单位的具体情况制定和使用的档案逻辑管理工具，它们的针对性很强又广泛存在，如××单位档案管理制度、××单位档案归档范围等。特殊性逻辑管理工具的制作和使用者主要是广大基层档案管理工作者。 部分逻辑管理工具需要其他专业技术人员的参与，如，计算机软件系统。它们可以在部分档案工作者参与设计、指导的情形下，由某些厂家制作，然后推广到广大的档案管理部门使用。
档案逻辑管理的制作是档案管理工作中最为关键、最具纲领性的环节，而在档案管理工作中运用和修订这些逻辑工具，也是极为重要的，它是档案日常管理工作中的关键环节，是考验和发挥档案管理工作者个体能动性的重要手段。在数字时代，由于计算机和互联网是一个虚拟的逻辑世界，档案逻辑管理工具的地位显得更为突出和重要。特别是计算机软件系统，应该是档案逻辑管理工具的集合，人的逻辑意志由一种特殊的机器具有强制性地被体现了出来。
1.5 规则及其理解。逻辑管理的核心是规则的制定和执行。那么，什么是规则呢？如何理解规则？
语言学中对规则是这样定义的：“规范；整齐，合乎一定的方式；就某一项或某一些事物所制定的书面文件。”规则经常使用在技术哲学领域，邦格定义为：“规则是对行动方式的规定，它说明要实现预定的目标应当如何去做。更明确地说，规则就是一种要求按一定顺序采取一系列行动以达到既定目标的说明。”“规则是行动的规范。定律是描述性和解释性的，而规则则是规范性的。所以，定律有正确程度的区别，而规则只有有效程度之分。”[3]
笔者在这里把档案管理规则归结为：在档案管理规程中，人们遵循的各种法律、规章、章程、规程、规定、办法、守则、习惯等。它是一种在档案管理活动中具有普遍性、有效性的意识表现。我们可以从以下几点加深对档案规则的理解：①规则是人为制定的，它的主体是人，没有人也就没有所谓的规则存在。②规则是一种规范，它指导人们怎样做，人们需要将它作为行为的准则。③规则必须以客观规律为依据，只有符合客观规律的规则才是合理的、有效的。④规则不是一成不变的，它会随着社会进步和技术的发展而不断地完善和发展。
2 档案逻辑管理的两个历史阶段
档案工作经历了传统和数字两个历史阶段，我们可以根据逻辑符号的使用方式称之为“手工”和“自动”两个时代。在这两个时代里，档案逻辑管理有着不同的表现形式，总体上表现为不断进化的过程。
2.1 手工时代的档案逻辑管理。在传统手工时代，档案逻辑管理的演变可以分为以下三个阶段：
2.1.1 隐性规则时期――档案规则意识的产生。传统时代的档案逻辑管理主要表现在规则的意识、规则的制定、规则的执行等方面。但在档案产生初期，只有规则意识的存在，并没有书面形式的规则文件。这种规则意识，我们称之为“隐性规则”。中国档案管理的隐性规则时期主要是指中国古代早期夏商西周时期。
档案管理的隐性规则是伴随着档案的萌芽、发展、产生而逐渐出现和发展的。先秦档案管理的隐性规则以商代甲骨档案管理为典型代表。
甲骨档案的管理有以下几点值得我们关注：
第一， 商代设有专门的官员（巫史贞卜）形成并保管甲骨档案，说明当时已具有“专业管理”的规则意识。
第二，甲骨档案实行集中保管。甲骨卜辞集中出土于殷墟，但贞卜活动并不是都发生在殷都安阳，在外地形成的占卜甲骨仍旧归档于殷都的窖藏。说明当时已经有了归档和集中保管的意识和做法。
第三，甲骨档案已经有了分类保管的规则。从发掘的情况看，甲骨档案主要是以时间排列的，且龟甲和兽骨分别保管。目录学家姚名达描述道：“发掘之三十六坑，竟储有整齐之全年甲骨卜辞，毫无残缺，更是足证明当时典藏已有法则矣。……参以册典二字之义，则知殷代大卜之官用完卜辞后，必将龟甲编穿成册，每册六甲，按月日之先后，捧而典藏之。”[4]
从以上三点看，甲骨档案的管理虽然没有书面性的规则，但在意识上、实际做法上，已经有了一定的隐性管理规则。
2.1.2 经验规则时期――书面档案规则的产生与初步发展。三代以后，开始出现了书面性的档案管理规则。
春秋战国时期，社会变迁、政局动荡，各诸侯国为确立业已形成的封建制度，为维护新兴地主阶级的统治，相继开始了封建立法实践。在这些法律条文中涉及了档案管理的规则方法。其中《商君书》、《周礼》具有代表性。
战国时秦国的商鞅在推行改革措施时，对档案管理也作出了相应的规定，这在《商君书》中可窥一斑。《商君书?定分》记载：“法令皆副置，一副天子之殿中，为法令为禁室，有铤钥为禁而以封之，内藏法令。一副禁室中，封以禁印，有擅发禁室印，及入禁室视禁法令，及禁?一字以上，罪皆死不赦。”[5]目前所知，《商君书》是最早载有文档管理制度的文献（一般认为是战国时商鞅及其后学的著作汇编），但最早系统记载档案管理规则的著作是《周礼》。《周礼》是一部讲官制的书，书中涉及大量文档管理方面的内容，是最早的关于文档管理的系统性的经验总结。
经过先秦的发展，人们对档案和档案管理已经积累了一些经验性的认识。在先秦末期和秦汉初期，形成与档案管理相关的书面著作也成为历史的必然。《周礼》就是在这样一种历史背景下产生的。关于《周礼》的成书时间，最有影响力的说法是战国和秦始皇时期。（需要特别指出的是：有些学者直接将《周礼》的内容写入“西周制度”中，这是非常错误和不负责任的做法。《周礼》的内容来自先秦各个时期，有些内容作者还有所创造和加工，所以，不能将其内容与西周的实际制度完全对接。）
《周礼》中所阐述的文档工作制度是多方面的，主要有：在档案收集方面，实行定时收集档案的制度，其中包括按月收集和按年收集的形式；在档案保管方面，《周礼》从档案保管分工、档案保管处所、档案分类、副本制度等方面阐述了档案保管制度；在档案利用方面，实行利用权限制度、行政与法律效力制度、档案公布制度等。[6]
《周礼》之后，中国档案管理的经验性规则日趋成熟。从睡虎地秦墓出土的竹简《秦律十八种》，到唐代的《唐六典》、宋代的《元丰法》、元代的《元章典》、明代的《大明律》、清代的《大清律》，等等，都对档案的形成、保管、利用有较为详细的相关规定。到了近现代，各国法规逐渐成熟，对于档案的分类鉴定保管等诸环节都有全面的明确的规定，迈入了理性规则时代。 2.1.3 理性规则时期――档案法规的完善。档案逻辑管理的理性规则时期，以专门性的档案规则的产生为标志。
从世界范围来讲，专门的档案法规出现在大革命时期的法国。法国革命政府“1790年颁布的‘国家档案馆条例’和‘成立行政区档案馆的法令’就已经属于专门的档案规章。当然，集中体现法国档案工作改革思想的总纲领，还是1794年颁布的‘穑月七日档案法’（The Decree of 25，June，1794）”。[7]它作为世界上第一部档案法，正式开启了档案管理理性规则时代的大门。
中国档案管理的专门性法规产生于民国初年。外交部于民国元年、二年两次制定《外交部编档方法》；司法部于民国元年编订《文件保存细则》。特别是司法部制定了一套较为系统的近代档案管理办法。新中国的《中华人民共和国档案法》于1987年公布，标志着中国档案管理理性规则的成熟。
2.2 数字时代的档案逻辑管理――系统规则时代。传统逻辑管理从产生到发展，经历了隐性规则、经验规则、理性规则三个阶段，其继续发展就是集成时代――系统规则时代。计算机、数码和软件系统实现了所有规则在计算机虚拟空间中逻辑集成、规则融合，档案逻辑管理又进入到了一个新的境界――一个人脑加电脑创造的管理世界。系统化的逻辑管理，是数字时代文档管理的基本形态。在数字时代，不论是档案的收集，还是档案的整理、鉴定、检索、利用，等等，无一不是通过计算机和网络系统来完成。我们所有的思想、概念、规则，通通都要汇聚和体现在系统中，系统规则的完善与否，直接决定着档案管理质量。
数字时代档案系统规则性的逻辑管理有以下基本特征：
2.2.1 高度自动化。所谓“高度自动化”，是指电子文档的管理是通过计算机和网络进行的，人在管理过程中，扮演着指令发布者的角色，而无需像传统时代进行大量的手工操作。即逻辑指令的执行者不再是人本身，而是机器自动执行。
首先，这是一种在高度机械化基础上实现的高度自动化。所谓“高度机械化”，是指在正常的情况下，所有管理指令和程序都被计算机严格地一丝不苟地执行着。计算机不像人一样会马虎、变通，甚至偷工减料，它以机械的方式工作着。但是，如果我们在设计这个系统时，赋予计算机系统的逻辑规定有偏差，甚至是错误的，计算机系统仍然会严格执行。所以，电子文档的逻辑管理要求有更高的科学性。
其次，自动化中包含着一种人机关系。虚拟实践不是空穴来风，它所包含的精神活动不能没有物质载体，更不可能脱离人而独立存在。数字时代的档案逻辑依赖“人机界面”的全部技术要素这样一个结构平台作为实践工具。同时，“人机界面”又作为技术中介，沟通虚拟实践过程中主体与客体之间的联系；数字档案的逻辑管理实际上是一个主体积极参与的巨量信息加工、处理和传播的人机交互和人机共生的过程互动。该过程对主、客互动关系的影响主要在于：主体不必再受制于物质实体事必躬亲地去实践，而是可以通过新中介（人工语言创造的人机界面）与老中介（自然语言）的“链接”，把人类社会活动的信息经由计算机系统进行符号处理和合成转换，使主体置身于一个新的关系实在中，这时，人与虚拟世界的本质关系已不是简单的主、客互动，而是一个意义世界符号化的建构过程。
2.2.2 高度集成化。所谓“高度集成化”，是指在数字时代所有逻辑要素都集中体现在管理系统中，管理软件系统是管理逻辑要素的集大成者。而在传统时代，我们也可以说管理系统，但它不是计算机系统，而是许多各自独立的逻辑管理工具的统称。如《档案归档制度》、《档案分类法》、《档案保管期限表》、《档案借阅制度》、《档案主题词表》、《档案著录规则》，等等。在数字时代，所有这些逻辑要素都被“写入”档案管理计算机软件系统中。
在实现逻辑管理要素的高度集成化的过程中，元数据充当了重要的角色。正是这些元数据表述了这些逻辑要素――关于系统的和关于文档的逻辑要素。
需要指出的是，这里所说的“集成”，还应该包括在更大范围内的系统集成，即：在文档一体化、在办公自动化，甚至在行业网等更大范围中的系统集成。
2.2.3 高度自由化。高度自由化首先是指通过网络逻辑传输，我们可以实现随时进行的远程利用和远程管理。这里，包括两个方面的自由：时间上的网上工作随时性和空间上的远程工作跨越性。这种自由化是在一个更大的系统――国际互联网系统、行业专网系统和办公自动化系统等网络系统中实现的，它被置于一个更大的逻辑管理系统中。
其次，这里所说的高度自由化还指电子文件管理系统的开放性。电子文件管理系统的开放性包括两个方面的含义：系统本身的开放性和系统的开放性功能。系统本身的开放性是指管理员和系统创造者可以根据需要改善系统，使之不断完善；系统的开放性功能是指系统可以在某些权限规定下向它所面向的全体用户随时开放。
2.2.4 高度多样化。传统逻辑管理具有单一选择的特征――分类排架体系的单一性、馆藏档案的单一性、检索手段的单一性等。这些单一性是由传统空间特性决定的，当我们选择了一种空间规则（如来源原则）时，其他的规则、方法（如事由原则）就被排斥掉了。尽管我们会选择最为合理的一种规则，但单一性的选择必然带来各种弊端：选择了一种规则的合理性，也就不得不选择这种规则的不合理性（没有只有优点没有缺点的规则）；被排斥掉的规则中的合理性也被排斥掉了（没有只有缺点没有优点的规则）；某种单一性（如馆藏）一旦丧失，可能带来不可弥补的损失等。
计算机系统逻辑管理允许多样性的同时存在――数字虚拟可以实现传统空间中的具有可能性的不可能。比如，档案分类排架体系在传统时代只有单一的选择性，而在数字时代，我们可以在虚拟空间中实现多种分类，并进而实现多元化的检索；再比如，数字档案的全真复制和系统本身的可复制性使馆藏的多副本化和系统的双（多）机同时运行得以实现，这对于档案保管来说是革命性的进步，传统时代的单一馆藏可能带来的不可挽回的损失有了避免的可能。 事实上，由于虚拟环境的建立和虚拟实践的介入，首次打破了在物质实体条件下只能依赖单一途径选择发展可能的旧模式，使实践的内容发生了质和量的双重变革，从而在“创生”新的关系实在的虚拟实践中，使现实性的发展兼容了多种可能性。不断地接纳新的可能性是电子文件管理系统最重要的特征之一，它改变了传统管理模式的固定化。
2.2.5 高度智能化。高度智能化包括两部分：一是计算机系统的智能化，即由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对某一个方面的应用的智能集合。它存在于各个行业中，并处于不断提高的过程中。二是人的智能化，在信息化的背景下，设计和使用计算机和网络系统，促进了人本身智能水平的提高。虚拟实践的诞生，标志着人类已完成农业和工业技术条件下“体智型”实践结构向当今信息技术条件下“智能型”实践结构的转换。马克思所重视的实践的劳动性，在虚拟实践中已直接表现为以心智活动为主的技术操作。每一个未来的档案工作者要诗意地活动在这个开放的世界里，自身必须具备一个条件：不断超越系统所代表的知识水平和技术能力。
总之，在新的智能型实践结构中，过去孤立的实践已被系统的实践所取代，直接的实践已让位于间接的虚拟实践，原型的实践则反过来成为虚拟实践的补充手段，稳态单一的实践通道必然延伸为跃迁多样的实践范式，从而使主体在与环境的交流互动中获得更多的自由。
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