谈社保档案工作规范管理
社会保险档案是社会保险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障国家、企业和参保人员的合法权益。如何做好社会保险档案管理工作，使其更好地发挥作用，已成为档案工作者亟需解决的问题之一。
一、社保档案概念与特点
社会保险档案是指企业和各经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险档案不仅是对参保人员社会保险全过程的记载，还包括了有关文件、个人台账和经办业务记录。
社保档案具有如下特点：一是涉及范围广。社会保险管理与个人、企业和社保经办机构以及财务部门都有涉及，凡与社会保险业务有关的都应纳入社会保险档案范畴，是对社会保险管理工作全方位的记载。二是保管期限长。与参保人员个人有关的记载一般要长达数十年，对于企业和社保羟办机构来说就更长了，只要社会保险管理工作在继续，那社会保险档案的记载就不会停止，因此，社保档案的保管期限非常长，从几十年到一百年甚至是永久保管的都有。三是安全性要求高。社会保险档案涉及个人隐私问题，这就要求社会保险档案管理过程中要特别注重安全性，防止不法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。
二、社保档案的功能
1、社保档案是社会保险管理服务的延伸。准确完整的社会保险档案不仅能提高业务经办效率，推动社保经办机构的服务工作，还为领导决策提供了有力依据，具有潜在价值向现实价值的合理转化的功能。
2、社保档案是开展社会保险管理工作的重要依据。社会保险各项业务的办理要有凭有据，符合国家政策，必须要以准确、翔实和完整的记录，保障国家、企业和参保人员的合法权益。
3、社保档案是整合社保档案的必要条件。社保在社会保险中是实施最早、数据最全的险种，建立和完善社会保险档案，依照各自特点和要求逐步建立健全社保档案管理制度，为最终形成一个完善的社会保险档案体系创造必要的条件。
三、加强社保档案管理的建议
1、增强做好社保档案规范管理的责任感和使命感。如果缺乏对社会保险档案的建立和管理重要性的认识，没有行之有效的档案管理机制，那么社会保险档案只不过是沦落于形式而已，根本无法保证其能够充分发挥价值。因此，要把社会保险档案管理作为一项基础管理工作，提高对社会保险档案重要性的认识，加强制度管理，做好服务工作，更好地发挥社会保险档案的重要作用。
2、加快社保档案工作的信息化建设。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。因此，要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立社会保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。
3、建立健全规章制度。社保经办机构和企业应建立社会保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案的建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。因此，要加强对社会保险档案交接环节的管理，可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证社会保险档案管理的延续性。
4、加强社保档案科学管理。没有科学的分类，社会保险档案就无法进行有效地整理和组织。因此，确定分类标准，实现科学分类，是社会保险档案建立健全的基础，引导其他各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和地方政府出台的有关社会保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、实施时间等要素分类归档。此外，在社会保险档案管理过程中，还应当注意有序整理。一是规范编号，包括个人身份证号、社会保险编号、单位编码、社保登记证号等，在社会保险梢案管理中都要进行整理和规范；二是把握业务规律，在社会保险档案中要能清晰体现；三是做好动态管理，对于已经办理完毕的事项、相关材料要及时分类归档，对于还在办理过程中的事项要注意及时跟进，掌握动态。
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