对档案综合管理问题的研究
中图分类号：G27
文献标识码：A
文章编号：1006-0278（2015）04-150-01
档案综合管理是机关或事业单位集中统一管理多门类、多载体档案，有利于单位档案的保存和档案信息开发利用。档案综合管理是改革和档案事业发展的需要，单一的文书档案工作已不能适应新形势的需要，笔者结合多年从事疾控机构档案综合管理的实践，探讨档案综合管理的必要性与可行性。
一、档案综合管理主要条件
（一）领导重视
这是实现档案综合管理的先决条件，单位领导尤其是第一把手必须有较强的档案意识摆正档案工作的位置。并经常研究、布置、检查档案工作。俗话说：老大难、老大难、老大出来就不难。例如我们单位的“老大”（站长）就对档案工作十分重视，经常过问，督促检查，对档案综合管理存在的许多实际问题，如人、财、物等，凡需解决的在领导的重视下，基本上能得到及时解决。特别是近年以来，调整了力量，把档案综合管理晋升省特级工作列入年度目标管理的重点，设立综合档案室，作为本单位综合管理档案工作的职能部门，一名领导干部分管，成立档案管理领导小组。经过一年多的努力，把成立机构五十多年的资料按照省特级要求重新整理。单位现库存档案有六大类（文书、基建、设备仪器、会计、声像、业务）。2000年经档案专家评审为“省特级档案综合管理”单位。
（二）人员落实
档案综合管理要有与工作任务相适应的专职工作人员管理档案，档案工作人员要有相应文化水平和具备相应技术职称，如果档案人员没有相应的理论知识和具有多门类档案工作的经验，很难适应档案综合管理工作的需要。
（三）必须具备一定的物质条件
加强库房的基本建设，按档案室设计标准要求，外设铁门、铁窗内设空调、铁质档案柜，做到安全实用。并购置电脑、复印机及与之相适应的保护技术设备和措施。一年多来用于档案室硬件建设投资达7万元，为档案综合管理奠定了良好基础。
（四）健全各项档案工作制度
结合本单位实际，制订《档案管理实施办法》《各类档案材料立卷归档制度》《档案借阅借阅利用制度》《档案员岗位职责》，工作有计划、有总结。
二、实现档案综合管理是档案工作发展的必然产物
《档案法》规定，“档案工作实行统一领导，分级管理的原则”，对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有，就是说，一个机关或一个企业、事业单位在各项活动中形成的多种门类和载体的档案，应按照集中统一的原则，实行统一管理。但是，在实际工作中，有的机关、企事业单位，却把档案资料分散在各个业务部门或在个人手中，例如我们单位的档案，受过去机关工作的传统影响，致使档案长期来基本分散在各业务科室。办公室只局限于本单位的党政文书材料的收集、整理、立卷、归档。而疾控机构是为人民身体健康提供防疫保障。对疾病监测、疾病预防与控制、突发卫生事件处理、卫生宣传与健康教育、卫生防疫培训与技术指导等活动中形成的各种业务档案。分散在各部门或个人手里，事实证明，这种分散管理的状况，已很难适应疾病控制工作发展的需要，为适应疾病预防控制工作发展的需要，我们从实际出发建立档案室，实现了档案的集中统一管理，职能部门应该归档的文件材料，全部移交到综合档案室。做好移交手续。这样，就保证了文件材料的完整性，对移交上来的文件材料进行了收集，分类。对专业档案采用新的立卷方法进行整理。1950-2000年的专业档案重新分类、鉴定、划分保管期限、编制目录、更换统一卷盒。这样就大大方便了领导和各部门提供档案利用的需要，提高了档案工作的服务水平，实践证明，档案综合管理，是机关工作发展到现阶段的一种必然产物，对于推动机关档案工作的开展，具有积极的促进作用。
三、档案综合管理，功利匪浅
（一）有利于提高档案工作的地位与作用
档案实行综合管理后，成为机关信息资源开发利用中心，重要的信息源和情报源。真实记录了预防疾病、控制疾病的方法和经验教训，它内涵丰富，范围广阔，知识性、可靠性、实用性都强，充分利用这些信息资源，不仅可以为领导决策。为疾病控制活动提供重要的依据。
（二）有利于加强档案的开发利用
档案综合管理后，档案比较齐全、完整、加上制度化管理，对档案的开发利用，就有物质基础。同时有一套较为完善的检索工具，可应用计算机检索所有文书档案和六种业务档案，基本上能够迅速、准确、完整调卷，如果像过去那样，档案分散在各部门或个人手中，不但档案不完整，而且重要的文件资料极易散失，当需要查找档案资料时，往往如大海捞针，给工作造成不应有的损失。通过开发利用，这些信息资源产生很大的经济效益和社会效益。例如：2003年之前，我市机动车驾驶员健康体检都是公安部门从事这项工作。我单位利用《职业性健康检查资格认可证》和省卫生厅、公安厅联合发文《关于下发职业性健康检查管理规定的通知》等文件与高州公安部门协商，终于获得机动车驾驶员人员健康体检这项工作工作，维护了单位合法权益。近年来我单位职工利用档案材料和数据写有十多篇论文在省级卫生刊物发表。
（三）有利于加强档案的保管
过去由于档案分散在各部门管理，保管条件差，档案达不到“八防”的要求，致使有些档案发生霉烂、虫蛀、鼠咬等现象。档案综合管理后，有了档案专业人员的科学管理，改善了档案的保管条件，方便了统筹安排档案的技术保护工作，有修复和保护档案的专门技术，有保证档案完整与安全的管理制度，对档案与延长档案的寿命都起了重要作用。
四、结语
总而言之，档案的开发利用及保管需要得到许多主要条件的支持才能有效利用。档案综合管理对单位档案的保存以及档案信息的开发利用有着重要的作用。需要我们不断总结经验，对档案综合管理的可行性与必要性不断探讨，以使档案综合管理满足新形势的发展需求。
- 上一篇：论档案管理的创新发展
- 下一篇：以用户为导向的数字档案馆信息服务研究
