试论电子档案的管理要点
电子档案也称作数字档案，对电子文件进行有效的归档处理，即形成了电子档案。这里所提到的电子文件，是在数字设备及环境中生成的，并以数码形式存储于磁盘和光盘等载体中，以通信网络主要传递形式的文件。在网络环境下，电子档案面临着信息泄露或丢失、数据完整性遭到破坏或病毒传播等威胁，因此加强电子档案的科学化管理是当前档案管理人员所面临的一项重要课题。
一、电子档案的优缺点
（一）优点
一是电子档案的时效性较强，周期较短，以数字化方式对档案进行整理和统计等，减轻了档案管理人员的劳动强度，简化档案管理环节，缩短了档案管理的周期。二是电子档案具有个性化和交互性。电子档案的管理模式具有现代化特征，促使用户之间密切交流和沟通，在一定条件下发生角色的转化。三是电子档案形式具有实时性和网络化特征，通过网络技术和数字技术的有效利用，有效的提高了电子档案传输和通讯的便捷性。四是加工的标准化。电子档案的加工与整合都具有统一标准，尤其是在编码技术、视频格式以及浏览平台等方面，通过对互联网技术的有效运用，促进档案资源的有效共享，并实现跨库检索的实现。五是电子档案具有智能化特征，其检索系统能够依据检索条件自动进行分析和检索，促进多语言混合检索以及检索结果的自动排序等功能的实现，为用户提供准确可靠的档案信息，促进档案实际利用价值的有效发挥。
（二）缺点
一是所依赖的软硬件不稳定。现在计算机软、硬件系统更新换代快，尤其是软件系统。几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而面临需要转换的问题。二是载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子文件的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。三是电子文件具有可改性，经更改后除与原文对照，否则不能确定是否更改，其真实可靠性远不如纸质档案。四是容易被损坏。
二、电子档案管理的现状
（一）对电子档案的认识存在一定局限性
以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，给想利用档案的人员带来极大的不便。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。
（二）档案管理的标准化进展缓慢制约着电子文件的整理与归档
档案管理的标准化是对系统实施计算机管理的前提和基础。许多单位因实施现行分类法有一定的难度，仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其是的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。
（三）电子文件档案信息安全问题日益突出
随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。以办公自动化和网络作为生存基础的电子文件处于网络环境中，一个疏忽就可能导致灭顶之灾。
（四）计算机技术尚未大规模应用于档案管理
由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，很多管理员没有接受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案管理软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
三、电子档案管理策略
（一）转变管理理念，加强组织管理
当前电子档案管理上仍存在一定不足，一定程度上阻碍了档案电子化的发展。因此各部门在电子档案管理的过程中，应当积极转变电子档案管理理念，加强电子档案工作的组织管理，将电子档案管理工作落实到实际行动中，切实提高电子档案管理的有效性。
（二）加强电子档案全过程管理
由于电子档案管理具有一定特殊性，因此其档案及文件的收集及管理方式与传统纸质档案文件均存在明显差异。因此相关档案管理人员应当加强电子档案全过程管理，结合电子档案的实际情况，对原告进行收集和遮盖力，建立电子档案与纸质文件之间的标识关系，必要情况下应当制作纸质拷贝件，或制成微缩品，以免系统故障而导致电子档案泄露或丢失。
（三）制定科学且严密的电子档案工作标准
随着现代社会科学技术的发展，电子档案逐渐被广泛应用，为提高电子档案的安全性，应当积极建立科学且严密的电子档案管理规范，充分做好电子档案的积累、整理、鉴定、归档以及保存等环节，提高电子档案管理的科学性和规范性。
（四）采取切实可行的信息保护措施
为保障电子档案管理的有效性，应当从入口、传输和使用三个方面保护电子档案信息的安全性和真实性。当前技术条件下，为防止电子档案信息被窃取、删除或修改，比较常用的信息保护措施主要有加密技术、身份验证、档案备份以及安装杀毒软件等方式，防范电子档案被非法访问或随意删改，提高电子档案信息的安全性。
四、结束语
总而言之，电子档案的出现和应用，是社会科学技术进步的产物，为进一步提高电子档案管理效率，应当积极改进电子技术措施，加强电子档案信息的交流，提高档案资源的安全性和可靠性，为社会提供更加优质的档案信息服务。
