对加强人事档案管理的几点思考
前言
21世纪的竞争主要是人才的竞争，因此人力资源管理在单位的运转和发展过程中发挥的作用也越来越大，而人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，在实际工作中承担着真实记录人才教育、工作经历的作用，为单位的人力资源管理提供资料证据，对提高人力资源工作的效率具有重要的作用。在新的历史时期，应当重视人事档案管理工作，采取必要的措施加强人事档案管理，使其在人力资源管理中发挥更重要的作用。
1.人事档案管理功能的界定
人事档案是对个人学历、社会经历、专业特长、政治面貌等信息的详细、客观记录，而传统的人事档案在内容上较为简单、守旧，系统性不强，而且不具备时效性，因此在实际应用过程中利用价值不高，人事档案在单位管理中的功能不能得到有效发挥，在新的历史时期，应当对人事档案管理功能进行重新的界定，即通过人事档案管理，应当实现人事档案的资源整合，使人事档案能够客观反映个人的情况，一方面作为个人资历的真实记录，另一方面为单位对人员的考核和任用提供客观、可靠的依据。
2.加强人事档案管理的必要性
2.1使人事档案管理更加规范化
当前人事档案管理工作存在的问题很多，例如单位领导普遍上对于人事档案管理过于轻视，因此使得单位对人事档案管理的人员和资金投入不足，导致档案管理人员数量不够、专业水平较低，基础设施较为落后，管理方法落后，导致管理过于混乱，人事档案管理的规范化水平亟待提高，为提高人事档案管理水平和管理效率，就必须加强人事档案管理。
2.2使人事档案的服务作用得到切实发挥
随着市场竞争越来越激烈，人力资源管理在单位各项管理事务中所处地位也越来越重要，而人事档案管理工作的最主要作用就是为人力资源管理服务，而当前的人事档案管理方式较为粗放，信息化水平不高，档案管理多为手工操作，导致档案资料的真实性和时效性难以保障，其应有的作用得不到切实发挥，为此，就必须加强人事档案管理，使人事档案管理工作与单位人力资源管理工作的发展相适应。
3.如何加强人事档案管理
3.1建立健全人事档案管理长效机制
建立健全人事档案管理长效机制，将人事档案管理工作提升到应有的高度上来。具体来说可从以下几个方面着手：第一，完善档案管理人员的考核标准，定期检查档案管理人员的工作情况，考核期工作任务完成情况，并将人事档案管理工作任务与档案管理人员的经济利益相挂钩，根据工作业绩实行绩效工资的按劳分配，做到奖惩分明，以此激发档案管理人员的工作积极性。第二，对人事档案做到分类和分级管理。例如，对不同类型人员的档案资料管理应当做到重点突出，对于基层员工应当对其个人业绩、社会责任、素质能力等进行全面收集，而对于单位管理人员，应重点收集能反映其管理经验和管理能力的资料，对于专业技术人员，重点收集其学术贡献和技术能力方面的资料等，对于有不同使用需求的单位和个人应根据其需求的特点分别提供不同的档案服务。第三，加强对档案信息的检查和甄别，杜绝虚假信息，剔除过时的、利用价值不大的信息，降低管理成本。第四，加强对人事档案管理人员的管理和培训，用制度来约束档案管理人员的工作行为，同时通过不断的培训提升档案管理人员的业务技能，做到与时俱进，从而促进人事档案管理工作的良性发展。
3.2加强人事档案管理信息化建设
科技的发展给人事档案管理工作精细化水平的提高提供可能，人事档案资料应当力求完整，使用便捷，并且不断更新，传统的档案管理方式和技术手段已经显得捉襟见肘，而信息化管理给新时期的人事档案管理提供了新的思路。通过引进先进的管理理念和技术手段，利用现代化的设备和计算机技术对人事档案进行精细化、自动化、动态化的管理，实际工作中，可将使用频率较高的档案信息转化为电子档案储存在存储介质中，通过建立人事档案信息网络平台，人们可通过所获得的权限完成对档案信息的远程访问，从提出申请到使用档案的整个过程均实现无纸化、网络化，因此使得人事档案管理的使用效率更高，保密性更强，不用担心损坏、丢失的风险，且极大简化了人事档案管理流程。
3.3加强人事档案管理社会化建设
为提高人事档案资料的真实性和有效性，应当在完善人事代理制度的基础上适当增加人事档案内容的公开程度，使个人在自己档案内容的更新和完善过程中有一定的建议权和修改权。另外，随着社会主义市场经济的发展，人事档案管理应当为满足社会新需求而存在，因此加强人事档案管理的社会化建设是时代的需求。在新的历史时期，人事档案管理应当改变过去计划经济时代政府部门直接行政干预的局面，而应当在发挥政府宏观指挥和监督作用的前提下，使人事档案管理的法人意识和市场意识更加强化，明确人事档案中介机构在市场中的桥梁作用，规范人事档案中介机构的收费标准、操作规程以及职业道德标准，提倡中介机构实行企业化管理，提高其经济效益，通过中介机构的第三方管理，能够很大程度上避免徇私舞弊行为，并有效提高人事档案管理工作的专业性水平。
4.结束语
综上所述，随着社会主义市场经济的不断发展，人事档案管理的功能更加凸显，通过加强人事档案管理工作，可使人事档案管理的流程更加规范化，使人事档案在社会主义市场经济中的作用得到应有的发挥，因此应当采取措施，促进人事档案管理模式和方法的改革，提高人事档案管理的效率，为人力资源管理提供有效参考。
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