高校档案资源建设过程中存在的问题及对策研究
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）02（b）-0204-02
随着档案信息化、数字档案馆的建设和发展，各高校都在积极开展档案资源体系的建设工作。然而，从具体的工作中，我们发现，当前各高校档案部门在档案资源建设方面还存在着一定的问题。这些问题中有共性的，也有个性的；有制度上的，也有方法上的。它们在高校档案领域形成了强大的阻力，致使记录学校发展历程的校园记忆面临缺失的状况，给高校造成难以弥补的损失。因此，高校档案部门必须充分厘清当前档案资源建设过程中存在的各类问题，结合自身工作实际，采取切实有效的应对措施，保证高校档案资源建设工作能够正常、有序地进行。
1 高校档案资源建设过程中存在的问题
1.1 高校各部门归档管理意识淡薄
当前，高校档案资源建设工作之所以难以开展，很大一个原因是由于高校各职能部门缺乏必要的归档意识、档案部门缺乏必要的管理意识所致。在传统档案管理观念的束缚下，高校各职能部门对档案文件归档管理的重要性缺乏必要的认识。虽然在各部门内部形成了大量的历史文件，但大多是积累、保存在形成者手中。有些人出于方便自身利用，有些人则是怕增加自身的工作量，而不愿意承担文件的归档工作。而从档案部门角度来讲，档案管理意识淡薄也有其一定的因素，如有些高校档案工作者还没有充分认识到档案文件的价值；有些档案工作者由于自身业务能力和技术水平所限无法科学地开展档案的归档管理工作等。总之，由于大多数高校档案部门、学校各职能部门的归档意识不强，导致高校内部形成的各类有价值的文件材料得不到及时归档保存。这一现状严重阻碍了高校档案资源建设工作的稳步开展，因此，提升高校各部门的归档管理意识势在必行。
1.2 高校馆（室）藏档案资源不够丰富、结构不够合理
目前，虽然各高校档案部门在长期的工作中，收集了学校各职能部门形成的各类档案，并已具备了一定的规模，但是对录音、录像、照片、实物等特殊载体的档案收集的相对较少。重文书档案轻特殊载体档案的现象在高校档案系统中普遍存在。此外，随着档案信息化以及数字档案馆的建设和发展，各高校也逐步开始了电子化、数字化档案资源的建设工作。但是从实际工作中，我们发现各高校并没有建立起强大的档案信息资源数据库，他们在工作中受传统档案管理思想的影响，还是主要收集学校各职能活动形成的纸质档案，对反应学校改革和发展的各类电子、数字档案资源收集的甚少，极大地造成了高校馆（室）藏档案结构比较单一，门类不够齐全，整体馆藏结构不够合理。
1.3 高校档案工作队伍建设亟待改进
当前，在高校档案部门中，档案工作队伍建设存在着一定的缺陷，如档案工作人员年龄普遍偏大；高学历、高职称的人才较少；档案学相关专业的工作人员还不到总人数的一半等。这些问题的存在，间接造成了高校档案管理队伍的知识结构不尽不合理，业务素质普遍偏低等现象的存在，而这对高校档案资源建设工作的正常发展是极为不利的。因为，开展高校档案资源建设是一个长期积累、不断更新的过程，这在一定程度上就对其工作的主体―― 高校档案管理队伍提出了更高的要求，他们必须要具备较强的专业水平、较高的业务素养、较为广阔的服务视野。但是，从目前来看，各高校档案部门在这一点上都还存在着一定的差距。
2 高校档案资源建设的对策
2.1 进一步提升高校各职能部门的归档管理意识
高校档案资源作为国家信息资源的重要组成部分，它清晰地记录了高校发展的风风雨雨，再现了高校历史的精彩瞬间，具有重要的查考价值，因此，学校各级领导、各职能部门应当也必须重视学校档案工作，尽全力协助高校档案部门做好档案的收集与整理，使其获得妥善保管的同时，也能够及时地满足利用者的查考需求。高校档案部门也应积极开展档案资源建设的宣传工作，争取在全校范围内营造良好的主动归档氛围。当前，一些高校的资源建设出现问题，并不都是因为这些高校缺乏必要的管理模式、管理方法，而是因为缺乏必要的归档管理意识，使这些模式、方法不能发挥其应有的作用。因此，我国各高校在进行档案资源建设时，一定要注意营造一个良好的档案文化氛围，提高全体教职员工的档案意识，强化档案的管理理念。
2.2 丰富高校档案馆（室）藏档案资源
高校档案资源建设需要档案部门积极开展丰富馆（室）藏档案资源的工作，使其逐步具备门类齐全、载体多样、结构合理、文化内涵丰富等特点。实践证明，高校档案部门要想使其保存的各类档案资源涉及学校工作的方方面面，能够更好地发挥档案的价值，就必须努力做好下述几个方面的工作：首先，要做好依法依规收集各类档案的工作。因为，长期以来，依法依规收集一直都是世界各国档案部门加强档案资源建设的主渠道，任何时候都不能偏离对档案的依法依规收集。其次，要紧跟社会步伐，及时更新高校档案资源的归档范围，制定科学有效地档案工作规范，切实将反映本校历史、带有学校独特色彩的各类档案资源收集归档，这些档案应尽量包含本校历史、教育、文化等方面情况。再次，高校档案部门要在收集工作中，秉承“以人为本”的理念，把满足利用者的信息需求作为其工作的出发点，既要在做好传统档案信息资源收集工作的基础上，积极开展贴近学生、贴近学校教职工、贴近社会公众的各类民生档案的收集工作。最后，应加强档案征集工作的力度。一方面，高校管理者应认识到档案征集工作是丰富高校档案资源体系、传承校园文化的重要手段，并加强对档案征集工作的支持，与档案部门一道解决档案征集过程中出现的各类问题；另一方面，高校档案部门应健全征集机制，制定档案征集办法，严格按照档案管理的相关法律、标准开展征集工作，同时应加大宣传力度，通过举办档案展览、印发馆藏历史照片的明信片，利用报纸、电视台、电台等传媒开展多种形式的档案社会宣传，增强公众档案意识，确保反映学校改革和发展的各类历史材料都够及时征集进馆（室），得到妥善保管。
2.3 建立专业的档案工作队伍，培养现代化的管理人才
高校档案部门开展档案资源建设工作，需要建立一支专业的档案工作队伍。为此，高校档案部门应在平时工作中，充分结合自身实际，积极开展档案工作人员的选聘工作，对那些学历层次较高、专业对口、具备一定研究能力和实践水平的档案学或相关专业毕业生应努力吸收到高校档案工作队伍当中，使高校档案工作队伍充满朝气和干劲。同时，高校档案部门还要针对档案工作的具体实际，经常性地开展档案从业人员的各项培训工作，除要求其具备基本的政治素质和法律知识外，还应特别注意其科学文化知识和过硬专业技能的培养和提高，以使高校的档案工作队伍逐渐成为一支具有综合素质的、全面发展的、能够为高校档案部门所用的、符合社会发展需要的高校档案工作团队。
综上所述，加强高校档案资源建设是目前各高校档案部门一项紧迫的任务。我们只有深刻认识到高校档案资源建设的重要意义，以对历史、对学校、对高校档案事业负责的精神，认真谋划档案资源建设，才能使高校档案工作在学校发展、社会建设中发挥更大的作用。
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