关于做好档案日常管理的几点思考
一、引言
做好档案日常管理，对收集、保管好档案资料，完善内部管理，提高档案利用效能，促进事业发展都具有重要意义。档案日常管理工作环节较多、内容琐碎，且不直接产生效益，一些单位档案意识不强，对档案日常管理不够重视，还存在一些问题。如何充分认识档案日常管理工作的重要性，针对容易出现的问题，做好档案日常管理工作，需要档案工作者的认真思考和研究。
二、提高档案意识，重视档案日常管理工作
因档案工作处于业务边缘，一些单位档案意识薄弱，不重视档案日常管理，没有把档案工作纳入考核范围，有的单位没有设置专门的档案管理岗位。而一些档案工作人员尤其是兼职人员对档案的日常管理也不够重视，通常只在年度或阶段性工作结束时集中处理一下，档案的日常管理工作不够规范严谨。一些业务部门也对档案认识不足，在工作中不注意及时收集、移交档案资料。针对档案意识薄弱的问题，一是要加强宣传教育，使单位领导、各部门和档案工作人员都加深对档案的理解，充分认识档案日常管理的重要性；二是设置专门岗位和人员，明确岗位职责，把档案日常管理工作纳入考核范围，并加强监督检查；三是业务部门要在日常工作中注意对应归档的资料及时收集、移交归档；四是档案工作人员要树立正确的档案观念和严谨的工作作风，认真作好档案日常管理工作。
三、完善管理体系，落实档案日常管理制度
1987年第六届全国人大常委会通过了《档案法》，并经1996年第八届全国人大常委会通过修正，把档案管理工作提高到法律层面。国家技术监督局、国家档案局也发布多项规定，对档案管理的具体工作做了明确规定。各单位应当按照国家有关规定，建立健全本单位的档案管理制度规范。但在实际工作中，一些单位制度不完善，或者虽然建立制度但没有认真落实，管理松懈。针对档案日常管理体系不完善的问题，一是要完善管理制度，建立健全有关档案日常管理的规章制度，建立岗位责任制和监督检查机制，把档案日常管理工作纳入年度工作计划和目标考核；二是要落实制度，加强监管，在档案工作各环节加强日常管理、过程管理和监督检查，使制度规范都能落到实处；三是建立动态档案管理机制，对归档材料定期检查、及时更新维护；四是对档案工作出现的问题适时追责。总之要使档案日常管理工作有章可循、落实到位、规范有序。
四、加强环节管控，保障档案完整安全
档案日常管理是一个连续性工作，其环节可分为：收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，各环节之间相互联系，构成整体。对任一环节管控松懈，都可能出现问题，导致档案不完整，甚至遗失缺漏。针对档案日常管理环节松懈的问题，一是要注重档案工作，使各部门都了解档案工作环节，明确应归档材料范围，保证应归档材料都被收集归档；二是在档案日常管理的各环节加强管理和监督检查；三是档案工作人员要与业务部门做好交接；四是归档资料要做好合理分类、编目索引、归档立卷、妥善保管；五是在保障档案完整、安全、不缺失泄密的基础上，对档案进行合理利用。
五、改进管理手段，提高档案日常管理水平
目前档案日常管理仍多以手工操作纸质档案为主，相对于当前社会发展和科技的进步，档案日常管理工作手段陈旧、基础薄弱、管理水平较为落后。针对档案日常管理水平较低的问题，一是要增加对档案日常管理工作的投入，包括人员、经费、设施的投入；二是要加强基础设施建设，改善档案保管环境，如：设置专门的档案室，配齐安防设施，并定期巡检、及时维护；三是推进档案数字化，应用现代信息技术，改进管理手段，提高工作效率，整体提高档案管理水平，如：配置软、硬件设施，建设档案管理应用系统、网络化管理平台和电子档案数据库。
六、促进档案应用，充分发挥档案作用价值
档案也是一种信息资源，我国社会现已进入大数据时代，对信息资源的整合应用已成为广泛需求。目前很多档案被一存了之，没有发挥其应有的作用和价值，也是一种资源浪费。针对当前档案开发应用落后的问题，一是要充分利用档案数字化和档案数据库，使档案资料能够更加方便快捷的检索、查阅和应用；二是利用网络化信息系统和管理平台，促进信息资源共享，既可在单位内部各部门间促进资源共享，也可促进跨单位、跨领域的信息共享；三是对历史档案资料、数据进行分类汇总、统计分析和数据挖掘，促进档案资源综合开发利用。
七、强化队伍建设，提高档案工作人员素质
档案工作人员的素质和业务工作能力直接影响档案管理工作水平。档案管理不属于主要业务，一些单位没有设置专门的档案管理岗位和专职档案工作人员，或者虽然设置档案管理岗位，但没有配备档案专业人员，工作人员缺乏档案专业知识，工作不规范、效率低。而档案日常管理又是一项较为繁琐的工作，重复性较强，需要认真严谨，但缺乏业绩激励，工作人员对档案日常管理工作缺乏积极主动性。要提高档案工作人员素质，打造一支具有良好职业道德、高度的责任感、扎实的理论知识和专业技能的队伍，一是要设置专门的档案工作岗位并配备专门的人员，专职负责档案的日常管理工作；二是引进档案专业人才，提高档案管理工作专业水平；三是加强对档案管理工作人员的培训和教育，包括理论培训和业务培训，全面提高档案管理工作人员的业务能力和专业素质，培养复合型人才；四是档案管理工作人员要端正态度、加强学习，充分理解和认识档案日常管理工作的重要性和意义，积极学习岗位技能，掌握档案管理的专业知识，全面提升自身素质、工作能力和业务水平。
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